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Archivage électronique des documents administratifs : L’IPaB outille les agents parlementaires en charge du Secrétariat

Il se tient depuis ce matin 14 avril 2021 à la salle polyvalente de l’Assemblée Nationale du Bénin un atelier de renforcement de capacités des agents parlementaires en charge du secrétariat sur l’archivage électronique des documents administratifs. C’est M. Mathieu Ahouansou, Directeur du cabinet du Président de l’Assemblée nationale qui a procédé à l’ouverture dudit atelier. Il avait à ses côtés, M. Mariano Ogoutolou, Secrétaire général administratif de l’Assemblée Nationale.

Selon le Docteur Djima Fatahou, Directeur de l’Institut parlementaire du Bénin (IPaB), cet atelier s’inscrit dans le cadre de l’amélioration de la production de l’administration parlementaire et fait partie de la mise en œuvre du PAT 2021 de son Institution de recherche.

« C’est conscient de la pertinence de l’archivage des documents administratifs par les agents en charge de la tenue du secrétariat dans les différentes directions et structures de l’Assemblée nationale, que l’IPaB a prévu au   Programme 1, Activité 1.2.1, Sous-activité 1.2.1.1 de son PTA 2021 un séminaire de renforcement des capacités sur l’archivage électronique des documents administratifs », a dit M. Djima Fatahou pour justifier de la pertinence de l’atelier. Poursuivant ses propos, il a mentionné que la présente activité est le résultat d’une initiative d’identification de besoins en formation que l’IPaB a prise en prélude à l’élaboration de son PTA.
En optant pour cette démarche inclusive, a dit le Dr Fatahou, « l’IPaB envisageait entreprendre les choses autrement en matière de renforcement des capacités des agents de l’administration parlementaire ». « Cette approche visait l’implication des agents parlementaires dans le processus de renforcement de leurs capacités en vue de combler effectivement et efficacement leurs besoins réels en formation. C’est donc après l’analyse de ces besoins, que la présente activité a été retenue dans le PTA avec pour objectif général, le renforcement des capacités techniques des agents parlementaires en charge du secrétariat sur l’archivage électronique des documents administratifs », a-t-il ajouté.
Déjà à l’entame de son discours, le Directeur de l’IPaB a renouvelé sa gratitude au Président Louis G. Vlavonou pour son appui constant à l’IPaB. Ceci, a-t-il dit, témoigne le signe patent du grand intérêt qu’il accorde à la performance et à la modernisation de l’administration parlementaire qui d’ailleurs font partie des réformes engagées depuis sa prise de fonction à la tête de l’institution.
Pour le Directeur de cabinet du Président de l’Assemblée, « les efforts consentis à la tenue effective de cet atelier tant par l’équipe de l’IPaB que par chacune des parties prenantes, témoignent de la place cruciale des secrétaires des Services, des Directions et des commissions au sein du dispositif de fonctionnement de l’Assemblée Nationale ». Il a par ailleurs rappelé les nombreuses réformes engagées par la 8è législature de l’Assemblée Nationale sous le leadership du Président Louis G. Vlavonou qui touchent considérablement les méthodes et procédures de travail et qui devront faire d’elle, une Institution moderne au service du peuple, de la démocratie et du développement. «  La gestion rigoureuse des documents administratifs, leur archivage et leur conservation pour les usagers et surtout pour servir aux législatures futures et un axe important sur lequel la mémoire du Parlement devra être préservée », a souligné M. Ahouansou qui a dit pourvoir compter sur l’ensemble des participants afin que les objectifs fixés à l’atelier soient atteints.

Pour l’atteinte desdits objectifs, quatre (04) communications seront animées par différents communicateurs sur des thématiques bien précises. Il s’agit des fondamentaux sur la gestion des archives ; du cycle de vie des documents administratifs ; des outils de gestion des archives : le cadre de classement, le tableau de gestion des archives et le guide de gestion des archives ; du processus d’organisation des archives papiers et électroniques.

El-Hadj Affissou ANONRIN
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