Fin du séminaire des agents parlementaires en charge du secrétariat sur l’archivage électronique des documents administratifs : Vers la mise en place d’un plan de numérisation et digitalisation des archives

Le séminaire de renforcement de capacités des agents parlementaires en charge du secrétariat organisé par l’Institut parlementaire du Bénin sur l’archivage électronique des documents administratifs se conjugue désormais au passé. En procédant ce jour jeudi 15 avril 2021 à la clôture dudit séminaire, M. Mathieu Ahouansou, Directeur du cabinet du Président de l’Assemblée Nationale du Bénin a, entre autres, mis l’accent sur ce que l’autorité attend des participants à ce rendez-vous de renforcement de capacités qui leur a permis, deux jours durant, de se familiariser avec des notions théoriques et pratiques sur les fondamentaux de l’archivage, le cycle de vie des documents administratifs, les principaux outils de l’archivage et le processus d’organisation papiers et électroniques des documents administratifs.

Pour M. Mathieu Ahouansou, les pertinentes recommandations issues du séminaire (lire ci-dessous) relèvent l’extrême urgence des décisions à prendre en vue de faciliter le travail d’archiviste ou de gestionnaire des documents administratifs de l’Assemblée Nationale. Il a par ailleurs donné aux uns et aux autres l’assurance de les transmettre à l’autorité en vue de leur mise en œuvre diligente. Mais avant, il a rappelé à chacun des participants l’impérieuse nécessité de prouver l’amélioration de ses compétences archivistiques par la mise en pratique des connaissances acquises au cours du séminaire. Et pour attester de l’importance qu’attache le Président Vlavonou à cette formation, il a annoncé que c’est à l’aune des évaluations qui seront issues de la mise en œuvre de ces connaissances que les agents parlementaires en charge du secrétariat pourront être avancés.

Dans son intervention, le Dr Djima Fatahou, Directeur de l’IPaB a rassuré le Directeur du cabinet du Président Louis G. Vlavonou du dispositif mis en place pour un suivi rigoureux des recommandations issues du séminaire. Il a par ailleurs renouvelé ses gratitudes au Président Louis G. Vlavonou pour la confiance qu’il a bien voulu placé en lui et à travers l’ensemble des responsables, cadres et personnel de l’IPaB.

Les recommandations

Au terme du séminaire de renforcement des capacités des agents en charge du secrétariat sur l’archivage électronique des documents administratifs, les participants ont formulé les recommandations ci-après. Il s’agit de :

– élaborer les outils de gestion des archives : le cadre de classement et le le tableau de gestion, condition sine qua non pour le traitement des archives de l’Assemblée nationale ;

– mettre en place un système de gestion électronique des documents au sein de l’administration parlementaire ;

– contrôler la mise en application effective des notions archivistiques acquises au cours du séminaire à travers des initiatives d’inspection dans des bureaux;

– réorganiser les archives parlementaires, désengorger le magasin pour une meilleure gestion des archives ;

– envisager un autre séminaire sur l’archivage électronique des documents de l’Assemblée nationale ;

– accélérer la mise en œuvre de la gestion électronique des archives à l’Assemblée nationale ;

– solliciter des députés, une ligne de crédits pour la gestion des archives ;

– acquérir un logiciel de gestion des archives électroniques ;

– faire un état des lieux sur les preuves des versements effectués au profit de la Caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) pour déterminer ce qui manque et passer à la mise en œuvre d’un système de numérisation des documents ;

– organiser des séances d’information au profit des responsables politiques et administratifs de l’Assemblée nationale sur la gestion des archives.

El-Hadj Affissou Anonrin

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